Nutzer anlegen
Um einen neuen Nutzer anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche “Nutzer anlegen”. Anschließend gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht zum Anlegen eines neuen Nutzers. In jedem Fall müssen die als Pflichtfelder mit “*” gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden. Die erfassten Daten sind später im globalen Firmenadressbuch für alle Nutzer sichtbar.
Nutzerdaten
Im Bereich “Nutzerdaten” können Sie die allgemeinen (privaten) Daten eines Nutzers erfassen. Das Feld “Anzeigename” wird automatisch nach Eingabe von “Vorname” und “Name” mit einem Vorschlag befüllt, den Sie bei Bedarf ändern können.
Geschäftliche Daten
Erfassen Sie hier alle geschäftlichen Daten des Nutzers. Die Felder “Standort” und “Abteilung” bieten die zuvor angelegten Standorte und Abteilungen zur Auswahl an.
Login
Der hier vergebene Login-Name bestehend aus der Kombination aus “Nutzername” und “Domäne” muss innerhalb ihrer Organisation eindeutig sein. Nach Eingabe von “Vorname” und “Nachname” wird das Feld “Nutzername” automatisch mit einem Vorschlag befüllt, den Sie bei Bedarf ändern können. Bitte beachten Sie, dass Ihnen in der Auswahl “Domäne” nur Domains zur Auswahl angeboten werden, die über die Eigenschaft “verifiziert” verfügen.
Sie können eine der folgenden Nutzerrollen an einen Nutzer zuweisen:
- Administrator: Nutzer mit dieser Rolle erhalten im Cloud Manager vollen Zugriff auf den Administrationsbereich von Nutzern und Produkten
- Nutzer: Nutzer mit der Rolle erhalten im Cloud Manager eingeschränkten Zugriff, z.B. für die Funktion zum Ändern des eigenen Passwortes. Die administrativen Bereiche der Nutzer- und Produktverwaltung können mit dieser Rolle nicht genutzt werden
- Gast: Gast-Nutzer erhalten keinen Zugang zum Cloud Manager und können keine Produkte nutzen. Diese Nutzer können später Gastzugänge zu Microsoft® SharePoint Site Collections erhalten.
Hinweis: Für alle Nutzer mit der Rolle “Administrator” ist die Angabe einer externen E-Mail-Adresse notwendig, da Systeminformationen an diese Adresse verschickt werden.
Sie können zusätzlich ein “Ablaufdatum” für den Nutzer festlegen. Durch Festlegung eines Ablaufdatums wird der Nutzer automatisch bei Erreichen des festgelegten Datums gesperrt. Diese automatische Sperrung kann bspw. für temporäre Mitarbeiter sinnvoll sein, die nur eine bestimmte Dauer im Unternehmen bleiben.
Für mehr Sicherheit beim Anmelden am Telekom Cloud Manager oder einer zugehörigen web-basierten Anwendung wie Microsoft Exchange Outlook-on-the-Web oder Microsoft SharePoint können Sie die 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren. Weitere Informationen erfahren Sie hier: 2-Faktor-Authentifizierung aktivieren
Mail-Enabled User
Mail-Enabled User sind Nutzer, die bereits als Nutzer im Cloud Manager angelegt wurden, jedoch über eine externe Mailbox, z.B. in Ihrem unternehmenseigenen Mailsystem, verfügen. Um solche Nutzer in Ihrem Globalen Adressbuch anzuzeigen, können Sie diese als Mail-Enabled User deklarieren.
Innerhalb der Nutzeranlage können Sie einen Nutzer als “Mail-Enabled User” festlegen. Aktivieren Sie hierzu bitte die Option “Mail-Enabled-User” im Formular.
Anschließend müssen Sie eine E-Mailadresse für diesen Nutzer festlegen, mit welcher der Nutzer im Globalen Adressbuch (GAL) Ihrer Organisation angelegt werden soll. Beachten Sie dabei bitte, dass als Domain nur Domains verwendet werden können, die zuvor als verifizierte SMTP-Domains in Ihrer Domainverwaltung angelegt wurden. Diese Domains dürfen jedoch nicht als MX-verifizierte Domain angelegt sein.
Nach der erfolgreichen Nutzeranlage wird der Nutzer im Globalen Adressbuch aufgeführt, sodass dieser als E-Mailkontakt verwendet werden kann.
Später können Sie einen solchen Nutzer durch Zuweisung einer Mailboxlizenz zu einem Mailboxnutzer machen. Die Daten zum Mail-Enabled User werden dann automatisch entfernt.
Produktzuweisung
Sie können auch direkt bei der Nutzeranlage eine Zuweisung von Produkten und Produktoptionen vornehmen. Wählen Sie hierzu die Ihnen angebotenen Funktionen zur Zuweisung von Einzelprodukten oder Produktprofilen. Bitte beachten Sie, dass das Formular für die Nutzeranlage erst nach Auswahl einer Nutzerrolle um den Bereich der Produktzuweisung erweitert wird. Sie können die Produktzuweisung eines einzelnen Produktes (z.B. Microsoft® Exchange) durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox vornehmen. Nach Aktivieren einer Produktoption (Checkbox) wird das Formular um die entsprechenden Eingabefelder erweitert. Auf diese Weise können Sie auch mehrere Produktzuweisungen vornehmen.
Bitte beachten Sie, dass Sie Produktzuweisungen nur dann vornehmen können, wenn Sie über ausreichend freie Lizenzen für das Produkt verfügen. Nähere Informationen zu Produktzuweisungen finden Sie hier.
Nutzerdaten speichern / Nutzeranlage abbrechen
Um das Anlegen eines neuen Nutzers abzubrechen, wählen Sie die Schaltfläche “Abbrechen”. Sie gelangen anschließend zurück in die Nutzerverwaltung. Um die eingegebenen Daten zu speichern, wählen Sie die Schaltfläche “Speichern”. Bei Eingabefehlern wird das entsprechende Eingabefeld, welches den Fehler verursacht, markiert. Eine genaue Fehlermeldung erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über das Symbol am markierten Eingabefeld fahren.
Nach dem Speichern öffnet sich der “Prozessmonitor”, der Ihnen den Status von laufenden Administrationsaufgaben anzeigt. Administrationsaufgaben werden dabei als Prozesse aufgenommen, deren Abarbeitungsstand über einen Status angezeigt wird. Länger dauernde Aufgaben können Sie so über den Status verfolgen.
Um den neu angelegten Nutzer in der Übersicht der Nutzer zu sehen, kann es notwendig sein, diese erneut zu laden.
Wurde der Nutzer erfolgreich angelegt, kann sich dieser sofort mit Login-Namen und Passwort am Cloud Manager anmelden und die ihm zugewiesenen Produkte nutzen.
Zur automatisierten Anlage einer größeren Anzahl neuer Nutzer können Sie die Funktion “Größere Nutzermenge importieren” nutzen, die Ihnen als Schaltfläche im Nutzeranlageformular ganz oben angezeigt wird. Die hierfür benötigte Dateivorlage können Sie nach Wahl dieser Funktion im anschließenden Dialog herunterladen.