Kontakt anlegen
Um einen neuen Kontakt anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche “Kontakt anlegen”. Anschließend gelangen Sie in die Bearbeitungsansicht zum Anlegen eines neuen Kontakts. In jedem Fall müssen die als Pflichtfelder mit “*” gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden. Die erfassten Daten sind später im globalen Firmenadressbuch für alle Nutzer sichtbar.
Kontaktdaten
Im Bereich “Kontaktdaten” können Sie die allgemeinen (privaten) Daten eines Kontakts erfassen. Das Feld “Anzeigename” wird automatisch nach Eingabe von “Vorname” und “Name” mit einem Vorschlag befüllt, den Sie bei Bedarf ändern können.
Kontaktadressen
Jeder Kontakt verfügt neben der externen E-Mail-Adresse als Zieladresse auch über eine interne E-Mail-Adresse. Der Domainteil (alle Zeichen hinter dem @-Symbol) ist dabei vorgegeben und kann nicht verändert werden. Den Lokalteil (alle Zeichen vor dem @-Symbol) können Sie wie bei jeder E-Mail-Adresse frei bestimmen.
Die interne E-Mail-Adresse dient in diesem Fall dazu, E-Mails an diesen Kontakt auf dem Exchange-System annehmen und weiterverarbeiten zu können. Die externe E-Mail-Adresse dient als Weiterleitungsziel. In der Anzeige der Kontaktdaten wird Ihnen später stets die interne E-Mailadresse angezeigt, z.B. im Outlook-Adressbuch. E-Mails werden weiterhin an die externe E-Mail-Adresse des Kontaktes gesendet.
Firmendaten
Erfassen Sie hier alle geschäftlichen Daten des Kontakts.
Kontakteigenschaften
Entscheiden Sie hier, ob die Daten des Kontakts im globalen Adressbuch angezeigt werden sollen.
Kontaktdaten speichern / Kontaktanlage abbrechen
Um das Anlegen eines neuen Kontakts abzubrechen, wählen Sie die Schaltfläche “Abbrechen”. Sie gelangen anschließend zurück in die Übersicht Ihrer externen Kontakte. Um die eingegebenen Daten zu speichern, wählen Sie die Schaltfläche “Speichern”. Bei Eingabefehlern wird das entsprechende Eingabefeld, welches den Fehler verursacht, markiert. Eine genaue Fehlermeldung erhalten Sie, wenn Sie mit der Maus über das Symbol am markierten Eingabefeld fahren.
Hinweis: Zur automatisierten Anlage einer größeren Anzahl neuer Kontakte können Sie die Funktion “Kontakte importieren” nutzen, die Ihnen als Schaltfläche im Kontaktanlageformular ganz oben angezeigt wird. Die hierfür benötigte Dateivorlage können Sie nach Wahl dieser Funktion im anschließenden Dialog herunterladen.