Mailbox anlegen
Um eine neue Mailbox anzulegen, wählen Sie die Schaltfläche “Mailbox anlegen” entweder in der Mailboxübersicht oder in der Produktübersicht für Microsoft® Exchange.
In der Ansicht zum Anlegen einer neuen Mailbox wählen Sie zunächst den gewünschten Mailbox Typ. Hier können Sie zwischen “Mailbox”, “Shared Mailbox” und “Ressourcen Mailbox” wählen. Den Mailbox Typ “Mailbox” verwenden Sie, wenn Sie einem Nutzer eine Mailbox zuweisen möchten. Shared Mailboxen (geteilte Postfächer) können verwendet werden, um mehreren Personen den Zugriff auf eine Mailbox und den Versand von E-Mails von dieser Mailbox zu ermöglichen. Ein Einsatzszenario für diesen Mailboxtyp ist zum Beispiel die Einrichtung eines Supportpostfachs für Help- oder Servicedesks, bei welchem mehrere Mitarbeiter E-Mails vom selben Postfach versenden und eingehende E-Mails aus demselben Postfach bearbeiten. Ressourcenmailboxen können verwendet werden, um Räume oder Arbeitsmittel zu verwalten und bei Terminplanungen entsprechend zu berücksichtigen.
Mailbox Typ “Mailbox” und “Shared Mailbox'”
Um einem einzelnen Nutzer eine Mailbox zuzuweisen, wählen Sie in der Auswahl “Mailbox Typ” den Typ “Mailbox”. Anschließend wählen Sie aus der Auswahlliste “Benutzer” den gewünschten Nutzer für die Mailboxanlage aus. Bitte beachten Sie dabei, dass Ihnen nur Nutzer in der Auswahl angeboten werden, für die noch keine Mailbox angelegt wurde. Zur Erleichterung der Nutzerauswahl können Sie die Auswahlliste durch Zeicheneingabe filtern. Tippen Sie dazu einfach den Namen des gewünschten Nutzers ein. Die Auswahl wird umgehend durch Ihre Eingabe gefiltert.
Um eine neue Shared Mailbox anzulegen, wählen Sie in der Auswahl für den Mailbox Typ die Option “Shared Mailbox”. Anschließend können Sie einen Namen für die Shared Mailbox vergeben und den gewünschten Produkttyp auswählen sowie bei Bedarf eine Notiz, eine Telefonnummer sowie einen Standort hinzufügen.
In der Auswahlliste “Produkt” können Sie den gewünschten Mailboxtyp festlegen. Dabei können Sie nur Mailbox- bzw. Produkttypen auswählen, für die Sie über ausreichend freie Lizenzen verfügen.
Weiterhin haben Sie die Möglichkeit den Mailboxspeicher anzupassen. Verwenden Sie dazu einfach den Schieberegler zum Verringern oder Erhöhen des Speichers. Der Ihnen zur Verfügung stehende Mailboxspeicher ist abhängig von der Gesamtanzahl von Mailboxen, die Ihnen bereitgestellt wurden. Für eine Mailbox vom Typ “L” werden Ihnen 25 GB Speicher, für eine Mailbox vom Typ “S” 5 GB Speicher und für eine Mailbox vom Typ “Ressourcenbox” 0,5 GB bereitgestellt. Haben Sie beispielsweise 10 Mailboxen vom Typ “L” gebucht, stehen Ihnen insgesamt 250GB Mailboxspeicher zur Verfügung, den Sie beliebig auf Ihre Mailboxen verteilen können. Der minimale Speicher einer Mailbox beträgt 0,5 GB. Maximal können Sie pro Mailbox 50 GB zuweisen.
Im Bereich E-Mail Adressen können Sie alle zur Mailbox gehörenden E-Mail Adressen konfigurieren. Zu jeder Mailbox wird eine Default-Mail-Adresse in der Form “vorname.nachname@kundenstammname.telekom-cloudcenter.de” für Nutzermailboxen und “name@kundenstammname.telekom-cloudcenter.de” für Shared Mailboxen erzeugt. Diese E-Mail-Adresse wird Ihnen unmittelbar nach Auswahl eines Nutzers für Nutzermailboxen oder Eingabe eines Namens für Shared Mailboxen im Formular angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie diese E-Mail-Adresse nicht ändern oder löschen können. Diese E-Mail-Adresse ist zudem zunächst als primäre E-Mail-Adresse markiert. Durch Wahl der Schaltfläche “+” können Sie weitere E-Mail-Adressen (Alias) hinzufügen. Dabei können Sie sowohl den Local-Part (Zeichenfolge vor dem @-Zeichen) als auch den Domain-Part (Zeichenfolge hinter dem @-Zeichen) frei bestimmen. In der Auswahlliste der Domain werden Ihnen dabei nur bereits verifizierte Domains zur Auswahl angeboten. Durch Wahl der Schaltfläche “P” können Sie eine E-Mail-Adresse als primäre E-Mail-Adresse kennzeichnen.
Bitte beachten Sie, dass Alias-E-Mail-Adressen nur für den Empfang von E-Mails verwendet werden können. Die primäre E-Mail-Adresse dient als Absenderadresse beim E-Mail-Versand. Die Login-Adresse des Nutzers bleibt unverändert, unabhängig von der Wahl der primären E-Mail-Adresse.
Im Bereich Mailbox Sicherheit stehen Ihnen weitere Einstellungsmöglichkeiten für den verwendeten Virenscanner sowie zusätzliche Optionen für die Mailbox zur Verfügung. In der Standardeinstellung können Sie zwischen den Virenscannern Sophos & ClamAV sowie CyrenAV & ClamAV als ersten und zweiten Virenscanner wählen. Sofern Sie über gebuchtes Kontingent für den dritten Virenscanner verfügen, können Sie diese Option aktivieren, sodass alle 3 Virenscanner (ClamAV, CyrenAV und Sophos) verwendet werden. Alternativ zu den Standardeistellungen können Sie hier auch die Zuweisung eines Sicherheitsprofils vornehmen. Als zusätzliche Optionen stehen Ihnen neben E-Mailverschlüsselung und Quarantänebox auch Optionen für die Verwendung von Virus Outbreak Detection und APT Protect Pro zur Auswahl. Bitte beachten Sie, dass Sie jeweils über gebuchtes Kontingent (Lizenzen) für diese Optionen verfügen müssen.
Anschließend können Sie, sofern erforderlich, Benutzerrechte für die Mailbox vergeben. Diese Angaben sind optional. Wählen Sie hierfür zunächst den gewünschten Mailboxnutzer in der Auswahlliste “Name” aus. Beachten Sie dabei, dass Ihnen hier nur Nutzer angezeigt werden, die bereits über eine Mailbox vom Typ “Microsoft Exchange L” (oder anderen L-Varianten) verfügen. Vergeben Sie anschließend das Recht für den Versandtyp und den Vollzugriff auf die Mailbox.
- Senden als
- Diese Berechtigung erlaubt einem Nutzer die Mailbox beim Senden von E-Mails zu imitieren, wonach als Absender der E-Mail stets die Mailbox selbst erscheint.
- Senden im Auftrag von
- Diese Berechtigung erlaubt es einem Nutzer E-Mails im Auftrag der Mailbox zu senden, wonach als Absender stets “…im Auftrag von…” beim Empfänger angezeigt wird.
- Vollzugriff
- Diese Berechtigung erlaubt einem Nutzer die Anmeldung an der Mailbox als Besitzer, wodurch dieser z.B. E-Mails lesen, anzeigen und löschen sowie Kalendereinträge erstellen kann. Diese Berechtigung allein berechtigt den Nutzer jedoch nicht zum Senden von E-Mails.
- Automapping
- Wurde einem Nutzer die Berechtigung “Vollzugriff” für dieses Postfach erteilt, lädt Outlook automatisch dieses Postfach, wenn diese Option aktiviert ist. Soll verhindert werden, dass Outlook automatisch dieses Postfach lädt, deaktivieren Sie diese Option.
Über die Schaltflächen “+” und “-“ können Sie weitere Nutzer berechtigen oder berechtigte Nutzer wieder entfernen.
Im Bereich Zusätzliche Mailbox Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Durch Wahl der Option “Mailbox im Exchange-Adressbuch verbergen” wird die Mailbox später nicht im Globalen Adressbuch Ihrer Organisation angezeigt. Die Option “Mailbox per Outlook-on-the-Web zugreifbar” ist standardmäßig bereits aktiviert, wodurch die Mailbox zusätzlich über den Webbrowser (https://email.telekom-cloudcenter.de/owa/) zugreifbar ist. Die Optionen “Mailbox revisionssicher archivieren” sowie “Mailbox archivieren (Speicherplatzoptimierung)” stehen Ihnen hier ebenfalls zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass Sie diese Optionen nur nutzen können, wenn Sie über ausreichend freie Lizenzen verfügen.
Mailbox Typ “Ressourcen Mailbox” anlegen
Um eine neue Ressourcen Mailbox anzulegen, wählen Sie in der Auswahl für den Mailbox Typ die Option “Ressourcen Mailbox”. Anschließend können Sie einen Namen (Name) und den gewünschten Produkttyp für die Mailbox vergeben. Optional können Sie eine Notiz, bspw. zur Beschreibung der Ressourcen Mailbox, sowie eine Telefonnummer und einen Standort hinzufügen.
Die gewünschte Mailboxgröße (Speicher) stellen Sie über den Schieberegler ein. Dabei beträgt die Mindestgröße 0,5 Gigabyte und die Maximalgröße 50 Gigabyte.
Im Bereich Ressourcen Mailbox legen Sie weitere Parameter fest. In der Auswahlliste “Ressourcentyp” wählen Sie die Art der Ressource (Raum oder Equipment) und legen in der Auswahlliste “Verwalter” einen Stellvertreter für die Ressourcenmailbox fest. Optional können Sie die verfügbare Kapazität (z.B. Sitzplätze in einem Raum) hinterlegen.
Zu jeder Ressourcen Mailbox wird eine Default-Mail-Adresse in der Form “name@kundenstammname.telekom-cloudcenter.de” generiert. Diese E-Mail-Adresse wird Ihnen unmittelbar nach Eingabe des gewünschten Namens und Auswahl eines Produkttyps im Formular angezeigt. Bitte beachten Sie, dass Sie diese E-Mail-Adresse nicht ändern oder löschen können. Diese E-Mail-Adresse ist zudem zunächst als primäre E-Mail-Adresse markiert. Durch Wahl der Schaltfläche “+” können Sie weitere E-Mail-Adressen (Alias) hinzufügen. Dabei können Sie sowohl den Local-Part (Zeichenfolge vor dem @-Zeichen) als auch den Domain-Part (Zeichenfolge hinter dem @-Zeichen) frei bestimmen. In der Auswahlliste der Domain werden Ihnen dabei nur bereits verifizierte Domains zur Auswahl angeboten. Durch Wahl der Schaltfläche “P” können Sie eine E-Mail-Adresse als primäre E-Mail-Adresse kennzeichnen.
Bitte beachten Sie, dass Alias-E-Mail-Adressen nur für den Empfang von E-Mails verwendet werden können. Die primäre E-Mail-Adresse dient als Absenderadresse beim E-Mail-Versand.
Im Bereich Zusätzliche Mailbox Optionen können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Durch Wahl der Option “Mailbox im Exchange-Adressbuch verbergen” wird die Mailbox später nicht im Globalen Adressbuch Ihrer Organisation angezeigt. Die Option “Mailbox per Outlook-on-the-Web zugreifbar” ist standardmäßig bereits aktiviert, wodurch die Mailbox zusätzlich über den Webbrowser (https://email.telekom-cloudcenter.de/owa/) zugreifbar ist. Die Option “Überbuchbar” aktivieren Sie, damit zu Konflikten führende Besprechungsanfragen von der Ressourcenbuchungsautomatik geplant werden können.
Bestätigen Sie Ihre Eingaben abschließend durch Wahl der Schaltfläche “Speichern”.
Benutzung der Zusatzdienste (Mailbox Dienste)
Für die Benutzung der Mailbox Dienste “Quarantänebox” und “E-Mailverschlüsselung” stehen Ihnen weitere Hilfeseiten zur Verfügung: